Mükemmel Sayfayı Taramak

Belge tarama, dijital dönüşümün temel taşlarından biridir ve doğru sonuçları elde etmek için doğru teknolojiyi seçmek çok önemlidir. Bir tarayıcının görüntü iyileştirme özellikleri, belgelerin işlenmesi için harcanan süreyi önemli ölçüde azaltabilir ve otomatik iş akışlarına daha doğru bilgiler sağlayabilir. Birçok şirket, görüntü kalitesiyle ilgili darboğazları göz ardı etse de, doğru teknolojiye baştan yatırım yapmak anında büyük kazançlar sağlayabilir.

Yakalama darboğazlarının kaldırılması

Birçok kuruluş, belgeleri dijitalleştirmeye hazırlamanın, tarama işleminin kendisinden daha zaman ve maliyet gerektirdiğini öğrenince şaşırıyor. AIIM Baş Analisti Bob Larrivee'ye göre, "Taranacak kağıt hacmini düşündüğünüzde, belge hazırlama devasa bir iş olabilir." Larrivee şöyle devam ediyor: "Konuştuğum kişilerin neredeyse dörtte biri, tarama operasyonlarını yönetirken karşılaştıkları en büyük sorunun belge hazırlama olduğunu söylüyor ve yaklaşık aynı sayıda kişi de hatalı belgeler ve istisnalarla mücadele ettiğini söylüyor."

İşletmeler, maliyetleri düşürme, verimliliği artırma ve iş süreçlerini optimize etme konusunda giderek artan bir baskıyla karşı karşıya. Tek başlarına önemsiz görünen ancak bir araya geldiklerinde büyük tasarruflar sağlayan unsurlara dikkat ederek, taramanın toplam maliyeti ve işlem süreleri azaltılabilir.

Belgeleri tararken kalite esastır

Belge dijitalleştirme projeleri sırasında karşılaşılan yaygın zorluklardan biri, paydaşların görüntü kalitesi gereksinimlerini karşılamaktır. Gereksinimler, dijitalleştirilecek belge türüne göre farklılık gösterebilir; basılı formlar, mektuplar veya fotoğraf içeren el yazısı başvurular veya renklerin ve çizimlerin önemli olduğu grafik raporlar gibi türler arasında farklı çıktı beklentileri olacaktır.

Dijitalleştirilmiş bilginin iş akışlarında nasıl kullanılacağını son alıcıya sorun:

Belgeler arşiv amaçlı taranacak mı?
Hangi uyumluluk veya düzenleyici gerekliliklerin karşılanması gerekiyor?
İş akışı, bir iş akışını başlatmak için temel bilgilerin otomatik olarak çıkarılmasını içeriyor mu? (Fatura işleme bir örnektir)

Bu gibi soruların cevapları, nihai çıktının görüntü iyileştirme gereksinimlerini belirleyecektir.

Belge hazırlama büyük bir darboğazdır

Tarama, dijitalleştirme sürecinin küçük bir parçasıdır. Bir tarama ortamında, personelin yarısının (veya daha fazlasının) belgeleri önceden ayırmaya ve hazırlamaya odaklanması alışılmadık bir durum değildir. Fatura gibi aynı belge türünü işlemek üzere kurulmuş bir tarama operasyonunda bile zorluklar bolca bulunur: Operatörler, çok sayıda farklı kağıt türü ve belge boyutunun yanı sıra farklı renklerde arka planlar veya yatay ve dikey yönlerin bir karışımını içeren belgelerle karşı karşıya kalır. Operasyonlar genellikle, teknolojiyi kullanmak yerine, personeli belgeleri bu özelliklere göre manuel olarak ayırmak için zaman harcar. Doğru tarayıcılar bu işi otomatik olarak yaparak, ekstra iş gücü maliyetinden tasarruf sağlar.

Ayrıca, zorlu kabul edilen belgeleri ayırmak daha da fazla manuel iş gerektirir. Bir işte okunması zor bir belge bulunduğunda, genellikle daha yüksek çözünürlükte, farklı ayarlarla ayrı bir toplu iş olarak taranır ve bu da gereksiz yere büyük dosya boyutlarına veya artan arka plan gürültüsü seviyelerine neden olur. Görüntü iyileştirmesi yapılmadan normal belge akışında bırakılırsa, kalite kontrol denetimleri bunları reddetme eğilimindedir. Bu, yeniden tarama veya manuel indeksleme veya veri çıkarma gereksinimiyle sonuçlanır. Bu sorun için tipik, şaşırtıcı geçici çözüm nedir? Tarama operatörleri, kontrastı yüksek olarak ayarlayarak belgeyi yeniden yazdırmak için bir fotokopi makinesi kullanır. Bu, işlemleri yavaşlatan ve kolayca önlenebilecek ek maliyetlere neden olan önemli bir manuel çabadır.

Gereksiz tarama sonrası çabalar karlılığı ve müşteri memnuniyetini etkiler

Optik Karakter Tanıma (OCR) kullanırken görüntü kalitesi çok önemlidir; bulanık, kötü taranmış, lekeli, net olmayan görüntüler veya açık renkli metinler, kötü tanımaya ve OCR sonuçlarının olumsuz etkilenmesine neden olur. OCR okuma hızında yüzde bir puanlık bir düşüş bile, gereksiz istisna işlemeyle ilişkili önemli maliyetlere yol açabilir.

Kalite kontrol kontrolünde başarısız olan ve OCR işlemi sırasında tanınmayan belgeler, yeniden tarama ve dizin alanlarının manuel olarak girilmesini gerektirir ve bu da hem zaman hem de para kaybına neden olur. İstisna işleme düzeyi, iş verimliliği üzerinde ek bir olumsuz etkiye de sahiptir; talep işleme süreleri gibi iş başarısı ölçütlerini etkiler ve bu da müşteri memnuniyeti seviyeleri üzerinde domino etkisi yaratır.

Belge hazırlamaya harcanan süreyi azaltın

Karma partileri, hızdan ödün vermeden ve tutarlı, yüksek kaliteli çıktılar sağlayarak, geldikleri anda besleyebilme yeteneği, kuruluşlara kârlılıklarını artırmak için büyük bir fırsat sunar. Ayrıca, belgeleri manuel olarak önceden sıralamak için harcanan zaman kaybını da önemli ölçüde azaltır.

Kodak Alaris Gelişmiş Görüntü İşleme ekibinin hedefi, zaman içinde belge hazırlama ihtiyacını tamamen ortadan kaldırmaktır. Kodak Alaris, her türlü belge için benzersiz görüntü kalitesine odaklanan güçlü bir görüntü bilimi mirasına sahiptir. Perfect Page teknolojisi, çok zorlu belgeler ve karışık belge grupları için bile görüntü iyileştirme için en son teknolojiyi sunar. Bu kılavuzun geri kalanında ele alınan tüm özellikler, Perfect Page teknolojisinin temelini oluşturur. Bir sonraki tarayıcı yatırımınızı değerlendirirken, doğru teknolojinin işletmenizin zamandan tasarruf etmesine, maliyetleri düşürmesine ve tarama işlemlerinizin doğruluğunu artırmasına nasıl yardımcı olabileceğini göz önünde bulundurduğunuzdan emin olun. Perfect Page'in en yaygın ve en zorlu tarama uygulamalarının çoğunda görüntüleri nasıl iyileştirdiği hakkında ayrıntılar için okumaya devam edin.

Eğrilik giderme ve otomatik kırpma : Gelen postalar, özellikle de belgeler farklı boyutlarda olduğunda, nadiren düzgün bir şekilde düzenlenmiş bir yığın halinde gelir. Metin, el yazısı veya onay işaretlerinin otomatik olarak tanınması gibi gelecekteki işlemlerde kullanılmak üzere görüntülerin düzeltilmesi (veya eğriliğinin giderilmesi) gerekir. Belgenin kenarları çıktı görüntüsünün kenarına paralel olacak şekilde görüntünün düzeltilmesi gerekir. Tarama uygulamasına bağlı olarak, siyah kenarlık gerekebilir veya gerekmeyebilir. Aşağıdaki ilk görüntüde gösterildiği gibi belirgin bir siyah arka plana sahip belgeler, görüntünün daha sonraki kullanımını etkiler. Bu nedenle, yalnızca belgeyi temsil eden alanı yakalamak için görüntüyü kırpmak önemlidir.

Kötü kırpma, formlardaki verileri bulmada sorunlara yol açabilir. Çoğu yazılım, daha iyi bir seçenek olan "referans noktaları" yerine, konum belirleme noktaları olarak belge köşelerini kullanarak verileri "bulur". Uzun belgeler için kırpma, iki köşe artı uzunluk yöntemi yerine dört köşe analizine dayanmalıdır; bu, aşağıdaki örnekte gösterildiği gibi, mükemmel dikdörtgen olmayan sayfalar için daha iyi sonuçlar verecektir.

Otomatik yönlendirme : Tarayıcıya karışık portre ve manzara belgelerinden oluşan gruplar halinde veri besleyip kusursuz bir şekilde yönlendirilmiş bir görüntü serisi elde etme yeteneği, büyük bir verimlilik artışı sağlar. İşletmeler bazen daha hızlı çıktı almak veya yapışkan kenarlar gibi belge beslemesini etkileyebilecek sorunlardan kaçınmak için yatay tarama yapmak zorunda kalır.

Yatay belgelerin sabit 90 derece döndürülmesi çoğu zaman iyi bir ilk adımdır. Belgelerin hazırlık sırasında kayması durumunda, tarayıcının anında yön ayarlamaları yapabilecek kadar akıllı olması gerekir.

Otomatik yönlendirme, belgelerin nasıl beslendiğine bakılmaksızın yönlendirmeyi algılayıp düzeltmek için içerik tabanlı olmalıdır. Yatay taramada çift taraflı tarama için, varsayılan döndürme ve otomatik yönlendirmenin bir arada kullanılması önerilir. Uluslararası alanda faaliyet gösteren kuruluşlar için ise, kullanılan dilden bağımsız olarak çalışması gerekir.

Otomatik parlaklık : Düşük kontrastlı bir belgenin parlaklığını değiştirmek için fotokopi makinesi kullanmanıza gerek kalmaz. Tarama teknolojisi, renkli ve gri tonlamalı belgelerde hız veya verimlilik kaybı olmadan çalışan görüntü parlaklığı optimizasyonunu otomatik olarak ayarlar. Her görüntüdeki en parlak renkler mümkün olduğunca parlak, en koyu renkler ise mümkün olduğunca koyu hale getirilerek hem görüntü kalitesi algısı hem de belgelerin kullanıcı tarafından okunabilirliği önemli ölçüde iyileştirilir. Bu özellik, belgelerin arşivlenmesi için faydalıdır.

Keskinleştirme : Otomatik keskinleştirme, görüntüdeki kenarların kontrastını artırarak görüntüdeki nesnelerin daha "net" görünmesini sağlar. Bu sayede belgenin görünümü iyileştirilir ve OCR okuma hızları iyileştirilir.

Akıllı arka plan rengi yumuşatma : Renkli veya gri tonlamalı bir görüntüdeki arka plan renkleri eşit olmayabilir. Görüntü yumuşatma, renk varyasyonunu en aza indirerek dijital olarak oluşturulmuş bir belgeye daha çok benzeyen "daha temiz" bir görüntü sağlar. Ayrıca, sıkıştırılmış görüntülerin boyutunu da azaltır. Ön planın (örneğin metin, çizgiler vb.) daha belirgin olması gereken belgeler veya formlar, akıllı ön plan koyuluğu ile zenginleştirilebilir.

Çizgi giderme : Çizgi filtreleme teknolojisi, en yaygın görüntü kalitesi sorunlarından biri olan, orijinal ve eğriliği düzeltilmemiş bir görüntüdeki dikey siyah çizgiler sorununu çözer. Bunlar genellikle zamanla tarayıcı gövdesinin altına giren tozdan kaynaklanır. Bunu önlemek için düzenli temizlik gerekir, ancak görüntü iyileştirme teknolojisi, oluştuğunda bu sorunu giderebilir veya azaltabilir.

Gürültü azaltma : Renkli belgeleri siyah beyaz görüntülere dönüştürürken karşılaşılan bir diğer yaygın zorluk, genellikle toz veya geri dönüştürülmüş kağıt gibi düşük kaliteli kağıtlardan kaynaklanan ve "gürültü" olarak adlandırılan küçük (veya daha büyük) noktaların ortaya çıkmasıdır. Gürültü giderme algoritmaları, bir belgenin görünümünü iyileştirmek için tek noktaları (yalnız pikseller), piksel gruplarını (çoğunluk kuralı) veya daha büyük piksel gruplarını (arka plan gürültüsü giderme) giderir.

Tüm renklerin çıkarılması : Renkli çıkarma, OCR okuma hızlarını artırmak için optimize edilmiş iki tonlu bir görüntünün gerekli olduğu otomatik form işleme sırasında standart bir uygulamadır. İşletmeler genellikle farklı çıkarma renklerinin karıştırıldığı formlar kullanır. Akıllı teknoloji, manuel müdahaleyi azaltmak ve optimum okuma hızlarını sağlamak için birden fazla baskın veya önceden tanımlanmış rengi akıllıca tanımlayıp elektronik olarak kaldırabilir.

Çift akış : Siyah beyaz taramayla aynı anda renkli bir tarama oluşturmak önemlidir. Renkli bir görüntü genellikle arşivleme amaçları ve işleme sırasında herhangi bir insan etkileşimi için tercih edilir. Verilerin indekslenmesi veya çıkarılması için otomatik işleme için optimize edilmiş iki tonlu (siyah beyaz) bir görüntü gereklidir. Çift Akış özelliği, tarama işlemi sırasında her iki tür dosyayı da oluşturur.

Fotoğraf segmentasyonu : Pasaport başvuruları veya sigorta talepleri gibi hem metin hem de resim içeren belgelerin farklı şekilde işlenmesi gerekir. Teknoloji, fotoğrafları metin alanlarından ayırarak her alana farklı işleme teknikleri uygulayabilir ve renkli görüntülere fotoğraf kırpma işlemi uygulayabilir. İki tonlu bir görüntü gerekiyorsa, fotoğrafın neredeyse gri tonlamalı bir görüntü gibi görünmesini sağlayan otomatik renklendirme teknolojisi kullanılabilir; barkodlar gibi diğer öğeler ise tanınmayı sağlamak için renklendirmeye tabi tutulmaz.

Geliştirilmiş OCR okuma hızları ve ikilileştirme "iThreshholding" : İkilileştirme, yani renkli görüntülerin siyah beyaz görüntülere dönüştürülmesi, tüm veri çıkarma özelliklerinin temelini oluşturur ve bu nedenle tüm görüntü işleme süreçlerinin temelini oluşturur. Karma kalitedeki belgelerde, bu ikilileştirme ve iyileştirme gereksinimleri belgeden belgeye farklılık gösterir. Akıllı teknoloji, belge görüntülerinin ön ve arka planını analiz ederek parlaklık ve kontrastı değerlendirir ve ardından optimum eşik değerlerini dinamik olarak ayarlar. Bu, özellikle karakter tanıma sorunlarına neden olan gölgeli/yarım tonlu belgeler için genel görüntü kalitesini ve dosya boyutunu optimize eder.

Çözüm

Gelişmiş görüntü işleme, belgelerin doğru bir şekilde dijitalleştirilme ve iş sistemlerine iletilme biçimini kolaylaştırabilir. Perfect Page teknolojisi, belge hazırlama sırasında veya tarama sürecinin ilerleyen aşamalarında çok sayıda zahmetli manuel işlem gerektirmeden görüntü kalitesini iyileştirmek için çeşitli teknikler sunar. Bu makalede açıklanan özellikler, ödüllü belge tarayıcıları ve tarama yazılımı serimizde bulunan Perfect Page özelliklerinin yalnızca küçük bir kısmıdır. İş ortaklarımız ve müşterilerimiz, IN2 Ekosisteminin bir parçası olan tarayıcıların ve yazılımların temel avantajlarından biri olarak Perfect Page'i kabul etmektedir. Yeni bir belge yakalama çözümünü değerlendirirken, toplam sahip olma maliyetiniz üzerindeki etkileri açısından bu yönlere hak ettikleri önemi verdiğinizden emin olun. Değerlendirdiğiniz tedarikçilerden görüntü kalitelerini göstermelerini ve belge hazırlama ve tarama sonrası süreciniz ile ilgili maliyetler üzerindeki etkisini değerlendirmelerini isteyin.

Perfect Page teknolojisi şunları yapmanıza olanak tanır:

Belge hazırlamayı, zımbaları çıkarmak gibi basit görevlere indirgeyin; hiçbir ön sıralamaya gerek yok.
Yön, boyut, tür veya şekle göre sıralama yapmadan karışık belge gruplarını işleyin.
OCR/ICR sonuçlarını önemli ölçüde artırın ve istisna işlemeyi bir miktar azaltın.

Perfect Page teknolojisi, IN2 Ekosisteminin ayrılmaz bir parçasıdır ve Kodak Alaris ile ilişkilendirilen olağanüstü görüntü kalitesinin temelini oluşturur. IN2 Ekosistemi, bilgi yakalama sürecindeki karmaşıklığı ortadan kaldırmak ve müşterilerin veri karışıklığı verimliliği artıran kritik bilgilere dönüştürmelerini sağlamak için tasarlanmış, sınıfının en iyisi tarayıcılar, yazılımlar, hizmetler ve ortaklıkların güçlü bir birleşimidir.